WooCommerce koppelen aan je boekhouding: Moneybird, Exact, SnelStart en meer

WooCommerce koppel je aan je boekhouding met een kant-en-klare koppeling of met maatwerk. Voor Moneybird, Exact Online, SnelStart, e-Boekhouden.nl en Odoo bestaan kant-en-klare koppelingen, meestal gebouwd door een partner van het boekhoudpakket. Die zetten je bestellingen automatisch om in facturen of boekingen. Maatwerk kies je als je meer wilt, zoals voorraad in twee richtingen of een afwijkende btw-situatie. Hieronder lees je per pakket wat er is en waar je op let.

Wat kun je synchroniseren?

Een boekhoudkoppeling kan meer of minder doen. Bepaal vooraf wat jij nodig hebt:

• Bestellingen worden een verkoopfactuur of een verkoopboeking in je boekhouding.

• Klanten worden als relatie of contact aangemaakt.

• Terugbetalingen worden een creditnota.

• Betalingen worden aan de juiste factuur gekoppeld, zodat je bank en je boekhouding kloppen.

• Producten en voorraad gaan van je boekhoud- of voorraadpakket naar je webshop of andersom.

Voor de meeste kleine webshops zijn bestellingen, klanten en terugbetalingen genoeg. Voorraad wordt pas belangrijk als je ook via een winkel, groothandel of ander kanaal verkoopt.

Kant-en-klare koppeling of maatwerk?

Een kant-en-klare koppeling is snel ingesteld en wordt door de aanbieder onderhouden. Meestal betaal je een abonnement. Het nadeel: je werkt met de keuzes die de aanbieder heeft gemaakt.

Maatwerk is zinvol als:

• je gegevens in twee richtingen wilt uitwisselen, zoals voorraad en prijzen uit je boekhouding naar je webshop;

• je met afwijkende grootboekrekeningen, kostenplaatsen of meerdere webshops werkt;

• er geen kant-en-klare koppeling is die doet wat je nodig hebt.

Maatwerk bouw je via de API van beide systemen, bijvoorbeeld met een eigen plugin of een workflow in n8n. Wat een API is, lees je in wat is een API-koppeling. De verschillen tussen automatiseringstools staan in Zapier, Make en n8n vergelijken.

De koppelingen per pakket

Moneybird en WooCommerce

Moneybird bouwt de koppeling met WooCommerce niet zelf. Op de eigen WooCommerce-pagina verwijst Moneybird naar Combidesk, dat de koppeling via de open API van Moneybird bouwt en beheert. In het helpcentrum van Moneybird worden ook andere partners genoemd, zoals Webwinkelfacturen.nl, ExtensionTree en Tussendoor.

De koppelingen zetten bestellingen om in facturen in Moneybird en maken contacten aan. Vergelijk per aanbieder hoe creditnota’s, btw en de betalingen van je betaalprovider worden verwerkt, want daar zitten de verschillen.

Exact Online en WooCommerce

Voor een Exact Online-koppeling met WooCommerce staan meerdere koppelingen van partners in de app store van Exact. Een veelgebruikte plugin is Combidesk Exact Online voor WooCommerce in de WordPress-pluginbibliotheek. Volgens de pluginpagina kies je of een bestelling in Exact een verkoopboeking, verkoopfactuur of verkooporder wordt. Klanten, kortingen, verzendkosten en terugbetalingen gaan mee.

Werk je met Exact Online Handel of Productie en wil je ook artikelen en voorraad synchroniseren, kies dan een koppeling die daarop gericht is. Een eenvoudige orderkoppeling doet dat niet.

SnelStart en WooCommerce

SnelStart biedt op de eigen site een WooCommerce-koppeling aan via softwarepartner S for Software. Er zijn varianten voor alleen orders, orders met voorraad, of verkoopboekingen. Volgens SnelStart werkt een API-koppeling alleen met een online administratie. Daarnaast noemt SnelStart nog andere partners op de koppelingenpagina, en is er een Combidesk-plugin voor SnelStart.

Voor de koppeling maak je in WooCommerce een API-sleutel met lees- en schrijfrechten aan, die je in de koppeling invult.

e-Boekhouden.nl en WooCommerce

e-Boekhouden.nl heeft een eigen gratis koppeling met WooCommerce. Volgens de handleiding van e-Boekhouden.nl werkt die anders dan de meeste koppelingen:

• Bestellingen gaan niet vanzelf naar je boekhouding. Je selecteert ze in WooCommerce en exporteert ze zelf.

• Alleen de financiële gegevens van een bestelling gaan mee, niet de details van de producten.

• Stel per product een omzetrekening in. Doe je dat niet, dan komt alle omzet op één grootboekrekening.

Wil je dat bestellingen wel automatisch overgaan, dan zijn er plugins van partners, zoals die van Combidesk.

Odoo en WooCommerce

Odoo is meer dan een boekhoudpakket. Het regelt vaak ook voorraad, inkoop en producten. Een koppeling met WooCommerce gaat daardoor meestal in twee richtingen: producten, prijzen en voorraad van Odoo naar je webshop, en bestellingen en klanten terug naar Odoo.

In de Odoo Apps Store staan meerdere WooCommerce-connectors, gemaakt door partners en niet door Odoo zelf. Let goed op dat de connector past bij jouw Odoo-versie. Omdat Odoo bij elk bedrijf anders is ingericht, is bij Odoo maatwerk vaker nodig dan bij de andere pakketten.

Overzicht

Prijzen en voorwaarden verschillen per aanbieder en veranderen regelmatig. Kijk daarvoor op de site van de aanbieder.

Valkuilen bij een boekhoudkoppeling

Btw-tarieven die niet goed gekoppeld zijn

Elk btw-tarief in WooCommerce moet naar de juiste btw-code in je boekhouding. Gaat dat mis, dan klopt je aangifte niet. Let extra op als je aan consumenten in andere EU-landen verkoopt en de OSS-regeling gebruikt: dan reken je het btw-tarief van het land van de klant. Controleer of je koppeling dat ondersteunt en overleg met je boekhouder.

Prijzen inclusief of exclusief btw

Voer je prijzen in WooCommerce inclusief btw in, en rekent je boekhouding exclusief, dan ontstaan er afrondingsverschillen van een cent. Stel in je koppeling in hoe bedragen worden doorgegeven en test het met een bestelling met meerdere producten en een korting.

Creditnota’s en retouren

Een terugbetaling in WooCommerce moet een creditnota worden, niet een gewijzigde of verwijderde factuur. Test ook een gedeeltelijke terugbetaling, bijvoorbeeld één product uit een bestelling of alleen de verzendkosten. Daar gaan koppelingen het vaakst mis.

Betalingen die niet aansluiten

Je betaalprovider stort meestal niet elke betaling los, maar een totaalbedrag waar de transactiekosten al af zijn. Zonder goede afspraak in je koppeling moet je die bedragen handmatig afletteren. Gebruik je Mollie, kijk dan of je koppeling of je boekhoudpakket een aparte Mollie-koppeling heeft. Hoe je Mollie in je webshop zet, lees je in Mollie koppelen aan WooCommerce.

Dubbele nummers en oude bestellingen

Gebruik je naast je webshop ook de facturatie in je boekhoudpakket, zorg dan dat de nummering niet overlapt. Bepaal ook vanaf welke datum bestellingen worden overgezet, zodat oude bestellingen niet dubbel in je boekhouding komen.

Zo test je een koppeling

1. Maak een back-up en test bij voorkeur eerst op een testomgeving. Lees hoe in WordPress staging.

2. Plaats testbestellingen met verschillende btw-tarieven, een korting en verzendkosten.

3. Doe een volledige en een gedeeltelijke terugbetaling.

4. Controleer in je boekhouding of bedragen, btw en grootboekrekeningen kloppen.

5. Laat je boekhouder de eerste maand meekijken.

Koppel je ook je verzending? Lees dan hoe je PostNL en Mollie koppelt aan WooCommerce, zodat bestelling, betaling en verzendlabel op elkaar aansluiten.

Veelgestelde vragen

Kan ik WooCommerce koppelen zonder plugin?

Ja. Met een automatiseringstool zoals n8n, Zapier of Make haal je bestellingen via de API van WooCommerce op en zet je ze in je boekhouding. Dat is flexibel, maar je moet zelf zorgen dat btw, terugbetalingen en fouten goed worden afgehandeld.

Moet ik mijn boekhouder erbij betrekken?

Ja. Je boekhouder weet welke grootboekrekeningen en btw-codes je gebruikt en of je de OSS-regeling nodig hebt. Laat hem of haar meekijken bij het instellen en bij de eerste maandafsluiting.

Wat als ik van boekhoudpakket wissel?

Dan heb je een nieuwe koppeling nodig. Spreek een vaste datum af waarop de oude koppeling stopt en de nieuwe begint, zodat er geen bestellingen dubbel of helemaal niet worden overgezet.

Liever laten regelen?

Wij bouwen webshops in WooCommerce en maken de koppeling met je boekhouding, kant-en-klaar of als maatwerk, inclusief testen. Een koppeling laten maken kost vanaf € 750 per koppeling. Bekijk wat we doen bij webshop laten maken.