Afwezigheidsbericht instellen in Outlook

Met automatische afwezigheidsberichten kun je je contacten laten weten dat je tijdelijk niet beschikbaar bent. Dit is handig voor vakanties, ziekte of andere afwezigheden.

Stap 1: Open Outlook

1. Open de Outlook-applicatie op je computer of ga naar de webversie via Outlook.com.

2. Zorg dat je bent ingelogd op het juiste e-mailaccount.

Optie 1: Voor Microsoft 365 of Exchange-accounts

Als je een Microsoft 365 of Exchange-account gebruikt, kun je de functie ‘Automatische antwoorden’ inschakelen:

Stap 2: Ga naar Automatische antwoorden

1. Klik op Bestand in de menubalk.

2. Selecteer Automatische antwoorden (Out of Office).

3. Klik op Automatische antwoorden verzenden.

Werk je in Outlook op het web? Klik dan rechtsboven op het tandwiel (Instellingen) en kies Account, Automatische antwoorden.

Stap 3: Stel het afwezigheidsbericht in

1. Kies of je het bericht wilt inschakelen voor een specifieke periode:

   • Vink “Alleen tijdens dit tijdsbereik verzenden” aan.

   • Stel de start- en einddatum in.

2. Typ je afwezigheidsbericht, bijvoorbeeld:

   css

   Code kopiëren Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel afwezig van [startdatum] tot [einddatum] en kan je e-mail niet beantwoorden. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [contactpersoon + e-mailadres/telefoonnummer].

Stap 4: Kies je ontvangers

1. Je kunt verschillende berichten instellen voor:

   • Mensen binnen je organisatie (collega’s).

   • Mensen buiten je organisatie (zoals klanten of leveranciers).

2. Schakel het bericht in voor externe contacten als dat nodig is.

Stap 5: Opslaan en inschakelen

Klik op OK of Opslaan om de automatische antwoorden in te schakelen.

Optie 2: Voor andere accounts (IMAP/POP, zoals Gmail)

Heb je geen toegang tot ‘Automatische antwoorden’? Maak dan een e-mailregel:

Stap 2: Maak een nieuw afwezigheidsbericht

1. Open Outlook en klik op Nieuwe e-mail.

2. Typ het afwezigheidsbericht.

3. Klik op Bestand > Opslaan als en sla het op als Outlook-sjabloon (.oft).

Stap 3: Stel een regel in

1. Klik op Bestand > Beheer regels en waarschuwingen.

2. Klik op Nieuwe regel.

3. Kies Toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende.

4. Stel de voorwaarden in (bijvoorbeeld: alle ontvangen berichten).

5. Kies de actie Antwoord met een specifiek sjabloon.

6. Zoek je opgeslagen sjabloon (.oft) en selecteer deze.

7. Klik op Voltooien.

Tips voor gebruik:

• Houd het professioneel: Gebruik een beleefde en duidelijke toon in je bericht.

• Voorkom dubbele reacties: Bij sommige externe platforms kan een afwezigheidsbericht leiden tot een loop van automatische e-mails. Controleer dit vooraf.

• Test het bericht: Stuur jezelf een testmail om te zien of het automatische antwoord correct werkt.