Handleiding: Automatisch afwezigheidsberichten versturen vanuit Outlook

Met automatische afwezigheidsberichten kun je je contacten laten weten dat je tijdelijk niet beschikbaar bent. Dit is handig voor vakanties, ziekte of andere afwezigheden.

Stap 1: Open Outlook

1. Open de Outlook-applicatie op je computer of ga naar de webversie via Outlook.com.

2. Zorg dat je bent ingelogd op het juiste e-mailaccount.

Optie 1: Voor Microsoft 365 of Exchange-accounts

Als je een Microsoft 365 of Exchange-account gebruikt, kun je de functie 'Automatische antwoorden' inschakelen:

Stap 2: Ga naar Automatische antwoorden

1. Klik op Bestand in de menubalk.

2. Selecteer Automatische antwoorden (Out of Office).

3. Klik op Automatische antwoorden verzenden.

Stap 3: Stel het afwezigheidsbericht in

1. Kies of je het bericht wilt inschakelen voor een specifieke periode:

   • Vink "Alleen tijdens dit tijdsbereik verzenden" aan.

   • Stel de start- en einddatum in.

2. Typ je afwezigheidsbericht, bijvoorbeeld:

   css

   Code kopiëren Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel afwezig van [startdatum] tot [einddatum] en kan je e-mail niet beantwoorden. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [contactpersoon + e-mailadres/telefoonnummer].

Stap 4: Kies je ontvangers

1. Je kunt verschillende berichten instellen voor:

   • Mensen binnen je organisatie (collega’s).

   • Mensen buiten je organisatie (zoals klanten of leveranciers).

2. Schakel het bericht in voor externe contacten als dat nodig is.

Stap 5: Opslaan en inschakelen

Klik op OK of Opslaan om de automatische antwoorden in te schakelen.

Optie 2: Voor andere accounts (IMAP/POP, zoals Gmail)

Heb je geen toegang tot 'Automatische antwoorden'? Maak dan een e-mailregel:

Stap 2: Maak een nieuw afwezigheidsbericht

1. Open Outlook en klik op Nieuwe e-mail.

2. Typ het afwezigheidsbericht.

3. Klik op Bestand > Opslaan als en sla het op als Outlook-sjabloon (.oft).

Stap 3: Stel een regel in

1. Klik op Bestand > Beheer regels en waarschuwingen.

2. Klik op Nieuwe regel.

3. Kies Toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende.

4. Stel de voorwaarden in (bijvoorbeeld: alle ontvangen berichten).

5. Kies de actie Antwoord met een specifiek sjabloon.

6. Zoek je opgeslagen sjabloon (.oft) en selecteer deze.

7. Klik op Voltooien.

Tips voor gebruik:

• Houd het professioneel: Gebruik een beleefde en duidelijke toon in je bericht.

• Voorkom dubbele reacties: Bij sommige externe platforms kan een afwezigheidsbericht leiden tot een loop van automatische e-mails. Controleer dit vooraf.

• Test het bericht: Stuur jezelf een testmail om te zien of het automatische antwoord correct werkt.